Je opent je mailbox en hoppa, daar heb je weer 83 ongelezen e-mails. Tussen het verwijderen van spam, doorspitten van de zoveelste nieuwsbrief, opstellen van e-mailberichten en bijhouden van berichten die opgevolgd moeten worden door, lijkt je inbox een baan op zich. Het hanteren van een systeem kan helpen om zelfs de meest overvolle inbox overzichtelijk te krijgen en bovendien zo te houden.
Ik geef je wat tips om controle te krijgen over je mailbox.
01. Kijk kritisch naar alle nieuwsbrieven die je ontvangt. Bij elkaar zijn dat er nogal wat. Heb je de laatste drie, vier nieuwsbrieven van een afzender meteen in de prullenmand gegooid, schrijf je dan uit. Je kunt je altijd weer inschrijven.
02. Houd je inbox zo leeg mogelijk door het gebruik van mappen en submappen. Is een e-mail belangrijk? Laat deze in je inbox staan en handel deze z.s.m. af. Heeft het geen prioriteit, verplaats de e-mail naar een mapje, bijv. nieuwsbrieven, to do, et cetera. Kun je zelf de e-mail niet afhandelen en heb je daarvoor eerst reactie van een ander nodig? Sleep de e-mail naar het mapje ‘wachtkamer’, of welke naam je eraan wilt geven. Maak een indeling van de mappen wat voor jou werkt. Misschien heb je baat bij mapjes zoals: Antwoorden (ma), Antwoorden (wo) en Antwoorden (vr). Die mapjes pak je aan het begin van die dag erbij om verder af te handelen. Zo houd je overzicht van de meest belangrijke e-mails.
03. Plan momenten in om je mailbox eens goed door te spitten. Doe dit aan het begin van de dag voor een langer moment en gedurende de dag een paar korte momenten. Bijvoorbeeld een uur als je je werkdag begint, een half uur na de lunchpauze en een kwartier aan het einde van je werkdag. Ik noem maar wat. Blok deze momenten in je agenda. Handel als volgt: beantwoord direct, archiveer of bewaar voor later. Zo behoud je focus op je werk en word je niet steeds afgeleid door e-mails.
04. Zet de melding uit als een nieuwe e-mail binnen komt, of sluit het mailprogramma af nadat je je e-mail hebt nagelopen, zodat je niet steeds in de verleiding komt om toch nog even snel je inbox te checken.
05. Het opstellen van – in de basis – steeds dezelfde e-mail, kan een tijdrovende klus zijn. Stel een aantal templates voor jezelf op en zet deze klaar voor gebruik bij concepten. Denk aan een standaard verkooppraatje, veelgestelde vragen of een introductie van jezelf en/of je diensten. En dan is het een kwestie van knippen / plakken, de rest van de e-mail naar wens aanpassen en versturen maar.
06. Zet er een Virtual Assistant op! Een VA kan een voorselectie voor je maken, de inbox ontdoen van spam, steeds terugkerende vragen voor je afhandelen en wie weet nog meer. Zo houd jij een opgeruimde inbox over en kun je in alle rust en gefocust de voor jou belangrijke e-mails lezen en/of beantwoorden.
Kort samengevat: Maak slim gebruik van mappen. Stel templates op. Zet er een timer op. En als laatste: open je mailbox, doe wat je moet doen en sluit weer af!
