Mijn top 8-3 online tools waar ik niet zonder kan. Allen boosten mijn productiviteit en zijn onmisbaar voor mijn business als freelancer. Echte must haves!
Mijn werkdag begint standaard met Asana. Dit is een projectmanagent tool wat zorgt voor een helder overzicht en welke mijn productiviteit aanzienlijk verhoogd. Als ik de app open, weet ik meteen wat mij die dag te wachten staat. Naast dat al mijn (terugkerende) taken hierin staan, gebruik ik het als kennisbank. Alle informatie voor een project, sla ik hier op. Denk aan work flows, contactpersonen, personeelsdossiers, notities, et cetera. Of als ik een training volg, sla ik hier mijn aantekeningen in op.
Het is zo’n handig systeem. Je kunt samen in en aan projecten werken, taken aan iemand toewijzen, deadlines en terugkerende taken instellen, berichten naar elkaar versturen en zoveel meer. Is de taak uitgevoerd, dan kun je het afvinken en vliegt er af en toe wat gezelligs langs. Veel van mijn opdrachtgevers werkten al met Asana en anderen heb ik er kennis mee laten maken. De meesten zijn zeer enthousiast, omdat het simpelweg zo lekker werkt!
Zelf maak ik gebruik van de gratis versie, want daar kun je enorm veel mee. Je kunt je takenlijst vrijwel helemaal invullen zoals jij dat wilt, wat voor jou werkt. Denk aan werken met projecten en titelblokken, verschillende overzichten krijgen en een weergave als lijst, board of als agenda. Ik ben er nog niet helemaal over uit wat de meerwaarde is van de premium+ versie; ik weet alleen wel dat ik niet meer zonder Asana kan!
Mocht je er echt werk van willen maken en jezelf verder willen verdiepen in deze tool, dan raad ik je aan om de online course van Louise Henry te volgen: Uplevel With Asana!*
Al mijn financiën staan in Moneybird. Niet alleen mijn eigen administratie, ook administraties van diverse opdrachtgevers houd ik bij in dit boekhoudprogramma. Het is gebruiksvriendelijk, werkt snel en bovenal plezierig. Vooral de rapporten geven mij goed overzicht. Of eigenlijk is inzicht een betere verwoording. Als je het goed bijhoudt, weet je in een oogopslag hoe je er op dat moment voor staat. Je kunt er gemakkelijk je btw-aangifte mee doen en zo heb je nog allerlei handigheidjes. Zo kun je via je mobiel bijvoorbeeld je uren bijhouden, snel een factuur versturen of een bonnetje uploaden voordat je deze kwijtraakt. Niet alleen mijn in- en verkoopfacturen staan in Moneybird; algemene documenten sla ik hier ook op. Zoals mijn verzekeringen en jaaroverzichten van mijn km-registratie en bankrekeningen. Wel zo handig om dat allemaal bij elkaar te hebben.
Naast de Moneybird Kennisbank waar je veel informatie kunt terugvinden, hebben zij een geweldig supportteam die je graag (verder) op weg helpt. Moneybird maakt het persoonlijk en denkt graag met je mee.
Natuurlijk ben ik bekend met andere boekhoudprogramma’s zoals Twinfield, Informer en SnelStart, maar Moneybird vind ik echt een aanradertje. Wil je Moneybird zelf uitproberen? Via deze link* krijg je in plaats van 60, maar liefst 120 dagen de tijd om het gratis uit te proberen!
Hoewel ik een Apple fan ben, blijf ik groot fan van Microsoft 365 en met name de Office Apps en OneDrive. Het blijkt nog steeds een beetje de standaard te zijn, want al mijn opdrachtgevers en velen om mij heen gebruiken dit. Ik kan niet zonder Word en Excel. Nu moet ik eerlijk toegeven dat ik Pages en Numbers tot op heden geen (eerlijke) kans heb gegeven, maar in dit geval ga ik voor stick to what you know. Plus dat ik alles in de Cloud heb staan in OneDrive; dat maakt werken voor mij zoveel effectiever. Zo schakel ik makkelijk van mijn MacBook over naar mijn Mac en geeft mij de gelegenheid om vanaf overal te kunnen werken, wetende dat ik toegang heb tot al mijn documenten.
Waar ik vroeger altijd speelde met Adobe Photoshop, ben ik inmiddels helemaal om. Canva is mijn go-to voor social media posts, stories, banners, posters en allerlei fraaie (kunst)werkjes. Zowel zakelijk als privé. Zo heb ik hier kaarten en visitekaartjes voor mijn bedrijf ontworpen en zelfs af laten drukken. Uitnodigingen gemaakt voor mijn zoontjes verjaardag. Een menukaart gemaakt voor een High Wine met vrienden.
Met de gratis versie kun je al zoveel, maar omdat ik mijn eigen business run, heb ik gekozen voor Canva Pro. De keuze uit templates is vrijwel oneindig. Ik kan hier zoveel inspiratie opdoen en het vervolgens helemaal eigen maken. Je kunt het als app gebruiken op je mobiel en online inloggen voor op je desktop of laptop. Het is echt gemakkelijk en snel ontwerpen. Enige waar je voor moet oppassen is dat je de tijd niet vergeet, want ik kan hier uuuuren mee zoet zijn. Gewoon omdat het fun is. Ook al ben je geen computerheld of een creatief type; dit is echt zo’n programma die je móét uitproberen. Mocht je het nog niet kennen, neem voor de gein gewoon een kijkje bij Canva!*
Waar zou ik zijn zonder mijn wachtwoordenkluis? In deze digitale wereld hebben we inmiddels zoveel wachtwoorden om te onthouden en het wordt uiteraard sterk afgeraden om hetzelfde wachtwoord bij meerdere websites te gebruiken. Natuurlijk heb je diverse aanbieders en deze zijn vrijwel allemaal goed, maar wat mij over de streep haalde bij Dashlane is de VPN en Darkweb-monitoring. Ik heb een betaald Dashlane Premium account, zodat ik gemakkelijk kan switchen tussen mijn verschillende devices. Omdat ik nogal wat wachtwoorden heb, vind ik dat wel een must. Ook de wachtwoorden van mijn opdrachtgevers berg ik hier netjes op. Deze worden immers in vertrouwen gegeven.
Met VPN ben ik in de gelegenheid om gebruik te maken van (onbeveiligde) WiFi-netwerken buiten de deur. Je kunt het zien als een virtueel privénetwerk wat zorgt voor een versleutelde verbinding met het internet. Wel zo prettig als ik in het buitenland zit of besluit in een koffietentje te gaan werken en met iemand z’n administratie bezig ben of inlog bij hun internet bankieren.
De Darkweb-monitoring houdt in dat vijf van mijn e-mailadressen regelmatig gescand worden op eventuele hacks en datalekken. Is het nodig? Het kan in ieder geval geen kwaad!
Natuurlijk is de lijst veel langer dan dit. Denk aan Dropbox, iCloud, Slack, WhatsApp, Zoom, LastPass, Genially, Zapier en ga zo maar door. Maar deze vijf kanjers spannen voor mij echt de kroon!
* Dit zijn affiliate links
